Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Abteilung ‚Project Management Office (PMO)‘ eine*n

Sachbearbeiter*in kaufmännischer Agenden des PMO und von in-kind Projekten (d/m/w)

Kennziffer:  25.160-6160

Ihre Aufgaben:

• In dieser Position übernehmen Sie kaufmännische Aufgaben im Rahmen der FAIR Beschaffungen und FAIR In-kind Kontributionen und sind insbesondere für die Rechnungsprüfung und -freigabe in SAP sowie per E-Mail verantwortlich. Sie verfolgen Beschaffungsprozesse sowohl auf Seiten der Lieferant*innen als auch innerhalb von SAP nach, betreuen PMO-Freigaben für beschaffungsrelevante Aktivitäten und erstellen sowie pflegen Warenkörbe im SAP-System
• Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Betreuung von In-kind-Projekten. Dazu gehört die Vorbereitung von Verträgen mit den beteiligten Unternehmen (In-kind-Providern) sowie mit Regierungsstellen. Sie bereiten Verhandlungen vor und nehmen an diesen teil, insbesondere bei kritischen In-kind-Arbeitspaketen mit zeitlichen oder technischen Herausforderungen. Darüber hinaus überwachen Sie die Vertragserfüllung mit Blick auf Qualitätssicherung und die Einhaltung von Lieferterminen. Bei auftretenden Problemen identifizieren Sie die Ursachen in enger Abstimmung mit den beteiligten Akteur*innen wie Subprojektleitungen, PMO, Shareholder*innen, Partner*innen, Projekteinkauf und FAIR Legal. Sie erarbeiten Lösungsvorschläge und setzen vorbeugende sowie korrigierende Maßnahmen um, um Liefertermine sicherzustellen und auch komplexe Multifaktor-Probleme erfolgreich zu lösen.
• Zusätzlich sind Sie für das FAIR-Costbook-Management verantwortlich. Sie aktualisieren das FAIR-Costbook als zentrales Steuerungsinstrument für die Beteiligung der FAIR-Shareholder und erstellen die notwendige Dokumentation bei Änderungen des Costbooks.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über einen technischen oder kaufmännischen Studienabschluss und über nachgewiesene Erfahrung in der Bearbeitung von Aufträgen und/oder Verträgen im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Waren, Ausrüstung und Dienstleistungen in einem internationalen Großforschungsprojekt.
• Darüber hinaus bringen Sie fundierte Projektmanagementerfahrung aus der Abwicklung komplexer internationaler Großprojekte mit.
• Sie haben eine ausgeprägte Affinität zu Finanzbuchhaltungsaufgaben und arbeiten sehr detailgenau und sorgfältig. Sie sind sicher im Umgang mit kaufmännischen und administrativen Prozessen und verfügen über gute SAP-Kenntnisse. Sehr gute Excel-Kenntnisse runden Ihr Profil ab.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in einem internationalen Umfeld sind für diese Position unerlässlich. Sie beherrschen Deutsch sehr gut in Wort und Schrift und Englisch gut in Wort und Schrift.
• Erfahrung im Bereich Konstruktion oder Beschaffung, idealerweise in einem oder mehreren der folgenden Bereiche – Magnete, Vakuum (UHV), Kryotechnik oder Beschleunigerphysik – ist von Vorteil.

Wir bieten Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an einem überdurchschnittlich gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, teilweise mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).

GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.

Weitere Informationen über GSI und FAIR erhalten Sie unter www.gsi.de sowie www.fair-center.eu.

Wenn Sie das beschriebene Aufgabenfeld als persönliche Herausforderung ansehen und Interesse haben, in einem außergewöhnlichen internationalen, stark technisch geprägten Umfeld zu arbeiten, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellungen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins unter Angabe der Kennziffer 25.160-6160 bis spätestens bis zum 09.01.2026 an unser Bewerberportal:

Online-Bewerbungsportal

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

ABTEILUNG PERSONALMANAGEMENT

PLANCKSTRASSE 1

64291 DARMSTADT

Jetzt bewerben!