IT-Service: Instant-Messaging (Mattermost)

Schnelleinstieg

GSI stellt einen Instant-Messaging-Service auf Basis von Mattermost unter mattermost.gsi.de bereit. Jede Person mit einem Weblogin-Konto kann teilnehmen.

Um mit anderen zu kommunizieren, muss jede*r Benutzer*in mindestens einem Team zugeordnet werden. Für Teams verantwortliche Personen können neue Mitglieder einladen.

Zusätzlich zur Web-GUI kann auch die herstellereigene App oder ein Multi-Messenger-Programm von einem Drittanbieter (z.B. Franz) verwendet werden.

Service-Beschreibung

Instant-Messaging ist eine Kommunikationsform als Alternative zu E-Mail und vergleichbaren Diensten. Sie bietet sich vor allem für informelle Nachrichten oder den Austausch von Textnachrichten unter Kolleg*innen an.

Mattermost nutzt eine Markdown-Syntax zur Formatierung von Nachrichten (Mattermosts Hilfe-Seite).

Die Haupteinheit in Mattermost, zu der jede*r Benutzer*in gehören muss, ist das Team. Teams sind grundsätzlich privat, d.h. nur für Team-Mitglieder einsehbar und Benutzer*innen müssen von Verantwortlichen in das Team eingeladen werden.

In Mattermost gibt es Kanäle. Ein Kanal (engl. Channel) ist entweder eine Einzel- oder eine Gruppenunterhaltung. Kanäle können von den Administrierenden des Teams beliebig erstellt und verwaltet werden. Kanäle sind entweder privat oder öffentlich. In einen öffentlichen Kanal können alle Mitglieder nach Belieben bei- und austreten. Private Kanäle hingegen sind nur bestimmten Personen zugänglich und für andere unsichtbar. Kanäle können außerdem mit Stichworten nach früheren Beiträgen durchsucht werden.

Wichtig: Die GSI erwartet von allen Anwender*innen ein respektvolles Verhalten in der Kommunikation mit Mattermost. Die Anwender*innen übernehmen die Verantwortung für alle Inhalte, die sie selber veröffentlichen. Im Falle der missbräuchlichen Nutzung können ggf. einzelne Nachrichten von Team- oder Systemadministrator*innen editiert oder entfernt werden, die Teilnahme an Teams oder Kanälen eingeschränkt, oder ggf. der komplette Account administrativ blockiert oder deaktiviert werden. Das Veröffentlichen von strafbaren Inhalten wie Beleidigungen, Verleumdungen, Bedrohungen, Volksverhetzung, etc. kann zivil- und strafrechtlich verfolgt werden. Der Austausch von Firmengeheimnissen und anderen vertraulichen Informationen ist nicht gestattet. Der Service darf nur für dienstliche Zwecke genutzt werden.

Um neue Teams oder Kanäle, die Mitglieder aus verschiedenen Teams enthalten sollen, zu erstellen, schicken Sie eine E-Mail an mattermost-service @ gsi.de. Falls Sie nicht der*die Leiter*in der anfragenden Gruppe sind, setzen Sie bitte Ihre*n Vorgesetze*n in CC. Kanäle in bestehenden Teams können von den Team-Administrierenden angelegt werden.

Push-Benachrichtigungen sind derzeit nicht aktiviert. Dies hat Datenschutz- und technische Gründe. Sie erhalten aber E-Mail-Benachrichtigungen bei Nachrichten in 1-1-Gesprächen und wenn Sie explizit addressiert wurden (@u.sername oder @all).

Sämtliche Kommunikationsdaten werden auf dem Server gespeichert und zur Ansicht vorgehalten. Beim Zugriff über Webbrowser oder Client-App werden keine Daten lokal auf dem Gerät des*der Anwender*in abgespeichert. Die Teilnehmer*innen haben jedoch die Möglichkeit über Browser und App ihre Chat-Nachrichten auf dem Server zu verändern oder zu löschen. Sobald Chat-Nachrichten an das Mattermost-Chat-System geschickt wurden, gelten diese als veröffentlicht.

Alle Nachrichten-Threads, sowohl in der 1-zu-1-Kommunikation, aber insbesondere auch solche in Chat-Kanälen (mit potentiell mehreren Teilnehmer*innen), werden vorerst unbegrenzt aufbewahrt und archiviert. Eine Löschung der Nachrichten nach bestimmten Zeiten kann aber aus technischen Gründen notwendig sein. Es wird daher keine längerfristige Verfügbarkeit der Chat-Verläufe garantiert.

Entfällt für eine*n Nutzer*in die Berechtigung für einen GSI Weblogin, wird der Mattermost-Account nur deaktiviert und persönlichen Daten werden nur teilweise entfernt. Accountname, Displayname und die ihm zugehörigen Chat-Nachrichten bleiben erhalten. Es ist davon auszugehen, dass durch eine vollständige Löschung noch benötigte Kommunikationsstränge zerstört werden und i.d.R. dienstliche Belange bestehen diese zu erhalten.

Falls ein*e Teilnehmer*in beim Entfall der Berechtigung für einen GSI Weblogin den expliziten Wunsch hat, dass seine*ihre Daten aus dem Chat-System entfernt werden, so ist dies durch ihn*sie selbst vor dem Entfall des Zugangs möglich. Auch hierbei ist allerdings zu bedenken, dass möglicherweise noch benötigte Kommunikationsstränge zerstört und unbrauchbar gemacht werden und ggf. zu erwägen, ob hier dienstliche Belange bestehen, diese zu erhalten.

Falls die Menge der vorgehaltenen Daten (auch pro Team oder pro Kanal) in Zukunft die Leistungsfähigkeit des Dienstes beinträchtigen sollte, behalten wir uns vor administrativ einzuschreiten und ggf. entsprechende Einschränkungen vorzunehmen, etwa Limitierung der maximalen Nachrichten pro Kanal oder Löschen von alten Nachrichten nach einem gewissen Zeitraum.

Fortgeschrittene Features, wie z. B. die Integration in andere IT-Dienste oder die Nutzung von Chat-Bots, sind möglich, unterliegen aber ggf. Einschränkungen bzw. sind nur eingeschränkten Personenkreisen gestattet. Senden Sie Anfragen hierzu gerne an mattermost-service @ gsi.de.

Verfügbarkeit und Support


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