Offizielle GSI E-Mail Signatur

Gesetz zu Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails (Zur Erläuterung)

Allgemeine E-Mail Signatur von GSI:
Ist an jede ausgehende E-Mail anzuhängen und wird automatisch von Outlook erneuert. Falls Outlook die Signatur bei Ihnen nicht automatisch erneuert, wenden Sie sich bitte an das UserHelp-Desk.

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Planckstraße 1
64291 Darmstadt
www.gsi.de

Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Sitz der Gesellschaft: Darmstadt
Handelsregister: Amtsgericht Darmstadt, HRB 1528

Geschäftsführung: Professor Dr. Dr. h.c. mult. Horst Stöcker,
Peter Hassenbach, Dr. Hartmut Eickhoff

Vorsitzende des Aufsichtsrates: Dr. Beatrix Vierkorn-Rudolph
Stellvertreter: Ministerialdirigent Dr. Rolf Bernhardt

 

Für Outlook Benutzer wird diese allgemeine Signatur zentral gepflegt und beim Einloggen in Windows per Registry-Key automatisch eingebunden.

Personalisierung der E-Mail-Signatur
Diese allgemeine Signatur (gsi_signatur.*) kann angepasst werden, d.h. Sie können Ihre Kontaktdaten (wie unten stehend angegeben) voranstellen. Bitte beachten Sie, dass bei einer erneuten Änderung der offiziellen GSI Signatur (z.B. Wechsel in der Geschäftsführung o.ä.) die bisherigen Signaturen überschrieben werden und von Ihrer alten Signatur eine Sicherungskopie angelegt wird.

In Outlook können Sie die Signatur wie folgt bearbeiten: Extras → Optionen → Registerkarte E-Mail Format → Signatur

Vorgabe: Persönliche Daten
Falls zu den Punkten keine Angaben (z.B. Mobil) vorliegen oder Sie keine Angaben machen möchten, können die Felder frei gelassen werden. Machen Sie in diesem Fall kein Return, sondern löschen die Zeile komplett! Achten Sie darauf, alle Abstände und Leerzeichen einzuhalten.

--
Vorname Nachname
Funktion
Abteilung

Tel.: +49 6159 71xxxx
Fax: +49 6159 71xxxx
Mobil: +174 xxxxxx
E-Mail: V.Name@gsi.de

Die beiden Striche "--" grenzen Ihre Signatur vom Haupttext ab und entsprechen den allgemeinen Konventionen für E-Mail-Abbinder. Anstelle der "xxx" tragen Sie bitte Ihre Durchwahlen ein und unter "v.name@gsi.de" ist Platz für Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.

Manuelles Einbinden der Signaturen:
Signaturen zum Download: gsi_signatur.rtf; gsi_signatur.txt; gsi_signatur.htm 

• Outlook:
  Die Dateien unter "E:\Documents and Settings\USERNAME\Application Data\Microsoft\Signatures" abspeichern und dann in Outlook unter Extras, Optionen, Registerkarte E-Mail Format, Signatur für alle E-Mails ausgewählt werden.

• Outlook Web Access:
  Unter Optionen, E-Mail-Optionen: "Signatur ausgehenden Nachrichten automatisch hinzufügen", muß eine neue Signatur erstellt werden.

• Thunderbird:
  Unter Extras, Konten, "Datei als Signatur anhängen". Hier kann man zwischen *.txt und *.htm wählen.

• Elektronische Post wird für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Mit dem im Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) müssen nun in gewerblichen E-Mails Angaben über das Unternehmen enthalten sein.
• Unter diese neue Regelung fallen E-Letter wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Vertragsverhandlungen, Bestellungen usw.
• So muss im Falle einer GmbH die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aufsichtsratvorsitzenden enthalten.
• Diese Regelung ist nicht grundsätzlich neu, jedoch ist sie seit 1. Januar 2007 verbindlich. Verstöße gegen die Vorgaben können Geldstrafen sowie Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen. Details zum Gesetzesbeschluss finden Sie beim Bundesrat bzw. beim Bundesministerium der Justiz.