Outlook E-Mails archivieren

Um sein Outlook-Postfach aufzuräumen, bietet sich - neben dem Löschen nicht mehr benötigter E-Mails - die Archivierung älterer Mails an.
(Wichtig beim Löschen der E-Mails: auch den Ordner Gelöschte Objekte leeren)

Die Größe des Postfachs können Sie im Menü unter Extras, Postfach aufräumen, Button bei Postfachgröße anzeigen anklicken.
Unter Gesamtgröße (mit Unterordnern) sehen Sie Ihre Postfachgröße (1024 kb entsprechen 1 MB).
 Eine Archivdatei selbst darf dabei die maximale Größe von 2GB nicht überschreiten. Teilen Sie ggf. Ihre Mails in verschiedene Archive auf.

Zum Archivieren sind in Outlook folgende Schritte auszuführen:

• Im Menü: Datei, Archivieren auswählen

• Im Archivierungsfenster werden dann die Bedingungen für das Archivieren festgelegt:
  
   
  
  - Markieren: Diesen Ordner und alle untergeordneten Ordner
     archivieren
  
  - Entweder das gesamte Postfach auswählen oder evtl. einzelne Ordner
    (empfohlen wird das gesamte Postfach auszuwählen)
  
  - Im Feld: Elemente archivieren, die älter sind als: Datum auswählen
    Dieses Datum bedeutet nicht, wann eine E-Mail an Sie gesendet wurde,
    sondern das Datum der letzten Aktion, z.B. Kopieren, Verschieben,
    Weiterleiten, Antworten usw.
    So wird z.B. eine E-Mail, die im Jahr 2002 an Sie gesendet wurde und
    die Sie im Jahr 2004 evtl. weitergeleitet oder in einen anderen Ordner
    verschoben haben, nicht archiviert, auch wenn das Datum für die
    Archivierung vor den 01.01.2004 gesetzt wurde. 
  
  - Häkchen vor: Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung"
     aktiviert ist
  
  - Wichtig ist der Speicherort der Archivdatei. Am besten unter dem
    Q:\- Laufwerk einen Ordner für das Archiv anlegen,
    z.B. exchange (GSI Standard), falls nicht schon vorhanden.
    Mit dem Button Durchsuchen kann dann der Ordner ausgewählt werden.
    Die Archivdatei sollte eindeutig benannt werden, z.B. Archiv_2003.pst.
    Nur wenn die Archivdatei auf dem Q:\-Laufwerk liegt, wird ein auto-
    matisches Backup durchgeführt.
    Anders verhält es sich bei Notebooks, da Archivdateien nicht
    synchronisiert werden können.
    Hier empfiehlt es sich die *.pst Dateien zusätzlich lokal
    abzuspeichern und die Einbindung auf die lokale Archivdatei vorzunehmen,
    um auch unterwegs auf das Archiv zugreifen zu können.
  
  - Wenn alle Einstellungen korrekt sind, auf den OK-Button klicken
    und Outlook fängt an zu archivieren.
    Zu sehen ist dies in der Outlook-Taskleiste an dem
     Symbol.

• Die neuerstellte *.pst Datei wird automatisch als Archivordner in die Outlook Ordnerliste eingebunden. Sollte dies nicht der Fall sein, kann die Datei auch manuell eingebunden werden:
  
  - Menü: Datei, Datendateiverwaltung auswählen
  
  
  
  - Im Dateidatenfenster auf den Button Hinzufügen klicken
  - nachfolgendes Fenster mit OK bestätigen
  
  
  
  - Dann den Speicherort der Archiv-Datei angeben
  - Im Fenster Persönliche Ordner kann noch ein eindeutiger Name für das
    Archiv vergeben werden (sinnvoll bei mehreren Archivordnern)
  
  
  
  - Dann mit OK bestätigen und letztes Fenster schließen