E-Mail Archivierung bei GSI

Die zentrale E-Mailarchivierung erfolgt nur, wenn Sie als User für die Archivierung registriert sind. Dies ist sinnvoll, wenn Ihr Postfach über 1 GB aufweist (Die Größe des Postfachs können Sie in Outlook im Menü unter Extras, Postfach aufräumen, Button bei Postfachgröße anzeigen anklicken. Unter Gesamtgröße (mit Unterordnern) sehen Sie Ihre Postfachgröße (1024 kb entsprechen 1 MB)).

Für die Registrierung wenden Sie sich bitte an mailarchive-servicegsi.de

Um den Platzbedarf Ihrer Mailbox auf dem GSI-Mailserver zu reduzieren, werden Mails, die vor mehr als 500 Tagen in Ihrem Postfach eingegangen sind, auf einem Archivserver archiviert.
Diese Archivierung wird vom Server einmal wöchentlich durchgeführt und ist für Sie transparent. Sie haben weiterhin in der gewohnten Weise mit Ihrem Mail-Client Zugriff auf diese archivierten Mails.
Sie erkennen archivierte Mails in Outlook an diesem Icon:

Archiviert werden E-Mails ab einer Größe von 10 KB, sowie alle E-Mails mit Attachment. Folgende Ordner mit ihren Unterordnern (sofern sie auf der obersten Ebene in der Struktur Ihres Postfachs - auf gleicher Ebene mit dem Posteingang - liegen) werden nicht archiviert (Achtung: case sensitive):

• Deleted Items
• Gelöschte Objekte
• Trash
• Junk
• Spam
• Privat, privat
• Private, private

Über ein Webinterface (https://mailarchive.gsi.de/archiveweb) haben Sie ebenfalls Zugriff auf Ihr Mailarchiv. Zum Einloggen nutzen Sie bitte Ihren Windows Account: Campus\<Account>  mit dem dazugehörigen Passwort.

Mit Outlook als Mailclient können Sie in Ihrem Webarchiv suchen und einzelne Mails auch archivieren, zurückholen und im Archiv löschen. Dazu müssen Sie auf Ihrem Rechner ein entsprechendes Outlook-Addin installieren.
Sie führen diese Installation aus über: Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung -> Run Advertised Programs

• "Metalogix GmbH AddIn Setp 3.0.9.005 Englisch (USA) - Install Silent" auswählen
• Button Ausführen

Sobald Sie Outlook öffnen, sehen Sie in der oberen Leiste Buttons "Archive", "Restore", "Delete" und "Search", die Sie auf Ihre archivierten Mails anwenden können.

Auf den Terminalservern ist dieses AddIn schon vorinstalliert, sodass Sie von dort aus ebenfalls zugreifen können.

Weitere Details entnehmen Sie bitte dem User Manual.

Zugriff mit anderen E-Mail Clients:

Wenn Sie andere E-Mail Clients nutzen, haben Sie nur einen Lese-Zugriff, d. h. Sie können von diesem Client aus nicht archivieren, wiederherstellen, löschen oder suchen. Dies können Sie - bis auf die Archivierung - über das Webinterface (https://mailarchive.gsi.de/archiveweb) erledigen.

Dies gilt für Zugriff über Webmail (Outlook WebAccess), IMAP und Entourage.

 Bitte beachten Sie folgendes:

Für eine clientseitige, vom User aktivierte Archivierung großer Mengen von Mails ( bei mehr als 50) ist Outlook aus Performancegründen nicht geeignet; dies sollte vom Server aus geschehen und kann dort bei Bedarf unabhängig vom täglichen Archivierungsvorgang gestartet werden. Setzen Sie sich bitte in einem solchen Fall mit uns in Verbindung mailarchive-servicegsi.de.