Regelassistent in Windows Outlook
Mit Hilfe des Regelassistenten ist man in der Lage, auf bestimmte Aktionen (z.B. E-Mail-Eingang) mit definierten Tätigkeiten (z.B. E-Mail in einen bestimmten Ordner verschieben) zu reagieren.
Die Funktionalität des Regelassistenten steht nur bei der Verwendung eines Microsoft Exchange Servers als Mailserver zur Verfügung.
Man unterscheidet sowohl client- als auch servergespeicherte Regeln. Diese Einordnung erfolgt automatisch. In Abhängigkeit davon kommen die Regeln bereits auf dem Server bzw. erst bei Ausführen des Clients (Outlook) zur Anwendung.
Bsp.: Serverregel = Verschieben einer E-Mail in einen anderen Ordner innerhalb des Postfaches
Clientregel = Verschieben einer E-Mail in einen Ordner einer PST-Datei; endgültiges Löschen von E-Mails
Die Verarbeitung der aktivierten Regeln erfolgt genau in der Reihenfolge ihrer Definition.
Um Konfusionen zwischen verschiedenen Regeln zu vermeiden, ist es häufig sinnvoll, zu den Regeln die Option "keine weitere Regel verwenden" zu aktivieren. Ansonsten kann es z.B. zum mehrfachen Kopieren von E-Mails kommen, wenn verschiedene Regeln zutreffen.
Einrichten von Regeln:
- Klicken Sie im Menü Extras auf Regel-Assistent.
- Folgen Sie dem Regelassistenten zum Definieren einer Regel
- Anhand folgenden Beispiels soll die Vorgehensweise demonstriert werden:
Alle eingehenden E-Mails,
- die von außerhalb der GSI direkt an mich adressiert worden sind und
- keine [SPAM?]-Kennzeichnung im Betreff haben und
- keine Abwesenheitsnotiz darstellen,
sollen mit einer vordefinierten E-Mail beantwortet und automatisch an eine Kollegin weitergeleitet werden.
Bei der Definition der Regeln beachten Sie, dass die Bedingungen immer als UND-Verknüpfungen definiert werden. D.h. alle Bedingungen müssen zutreffen, damit die Regel greift.
Aktivieren Sie folgende Bedingungen:
- die meinen Namen im Feld "An" oder "Cc" enthält
Definieren Sie folgende Aktionen:
- diese vom Server mit einer Nachricht beantworten - Beispieltext
- diese umleiten an eine Person/Verteilerliste - Person aus dem Adressbuch auswählen
Definieren Sie folgende Ausnahmen:
- außer es ist eine Abwesenheitsbenachrichtigung
- mit bestimmten Wörtern im Betreff - bestimmte Wörter = "[Spam?]
- außer mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse - bestimmte Wörter = gsi
Die Definition der Regel mit dem Namen AußerHaus sehen Sie in der eingefügten Grafik.
Eine sinnvolle Anwendung für eine Regel ist das Aussortieren von Spam-E-Mails. Eine genaue Anleitung hierfür finden Sie unter spamfilter.html.
Austausch von Regeln:
Der Austausch von Regeln (Export/Import) erfolgt ebenfalls über den Regelassistenten. Klicken Sie auf den Button 
.
Danach erhalten Sie ein weiteres Fenster:
Speichern Sie die Regel *.rwz ab. Auf dem gleichen Weg kann die Regel in ein anderes Postfach importiert werden.
Das o.g. Beispiel finden Sie unter AusserHaus.rwz. Nach den auf Ihre Bedürfnisse angepassten Änderungen ist sie einsatzbereit.
Deaktivieren von Regeln:
Sie können Regeln richtig löschen bzw. sie (nur) deaktivieren, um die Anwendung zu verhindern. Dazu entfernen Sie das Häkchen in der Auflistung der definierten Regeln.
Löschen aller Regeln:
Sollte es zu Problemen bei der Anwendung der Regeln kommen, kann manchmal das Löschen des gesamten internen Regelspeichers helfen. Exportieren Sie dazu zunächst Ihre definierten Regeln in eine rwz-Datei wie oben beschrieben.
Starten Sie danach Outlook neu mit einem speziellen Schalter. Geben Sie in der Kommandozeile das folgende Kommando ein
outlook /cleanrules