Abwesenheitsassistent in Microsoft Outlook
Der Abwesenheitsassistent informiert den Absender einer E-Mail mit einem frei definierbaren Text über die Abwesenheit des Empfängers.
Die Funktionalität des Abwesenheitsassistenten steht nur bei der Verwendung eines Microsoft Exchange Servers als Mailserver zur Verfügung.
Der Exchange Server wurde bei GSI so konfiguriert, dass die Benachrichtigungsmail nur an Absender der Domäne gsi.de versendet wird, deren Postfach ebenfalls auf dem Exchange-Server liegt. Absender aus der GSI, deren Postfach auf einem anderen Server liegt, z.B. theory.gsi.de, bekommen keine Benachrichtigungsmail.
Die Definition des Abwesenheitsassistenten erfolgt auf dem Mailserver, d.h. die Aktion wird sofort beim Eintreffen einer E-Mail durchgeführt unabhängig davon, ob der E-Mail-Client (Outlook) aktiv ist oder nicht.
Einrichten des Abwesenheitsassistenten:
- Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.
- Klicken Sie auf Ich bin zurzeit nicht im Hause.
- Geben Sie im Feld Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet die Nachricht ein, die bei Ihrer Abwesenheit an andere Personen gesendet werden soll.
- Sie können, wenn Sie möchten, Regeln erstellen, um Ihre eingehenden Nachrichten zu verwalten. Bei diesen Regeln wird sowohl die Bedingung als auch die Reaktion definiert.
Beispiel: Alle E-Mails, die direkt an meine E-Mail-Adresse geschickt wurden (An- bzw. CC-Feld), sollen an eine Kollegin im Original weitergeleitet und außerdem in einen speziellen Ordner (z.B. Offene E-Mails) verschoben werden. Die Option "Sobald die Aktion ..." sollten Sie aktivieren, damit sich nicht verschiedene Regeln gegenseitig aufheben bzw. in die Quere kommen.
Deaktivieren des Abwesenheitsassistenten:
Sobald Sie nach Ihrer Abwesenheit Outlook wieder starten, werden Sie vom Programm auf den aktivierten Abwesenheitsassistenten aufmerksam gemacht. An dieser Stelle können Sie ihn deaktivieren.
Ansonsten deaktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten über den Weg Extras - Abwesenheitsassistent